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Bei der Organisation eines Meeting stellen sich ein paar wichtige Fragen - Wer, Warum, Wo, Wann? Der erste Schritt ist immer die Einladung. Der Organisator soll eine Liste mit den Namen aller Teilnehmer vorbereiten. Es wäre gut, gleich die Kontakte, E-mail Adressen und Telefonenummern mitzuliefern. Die Einladung muss ein paar Wochen vor dem Meeting versendet werden, weil die Personen in der Regel sehr beschäftigt sind. Meeting Eine Einladung mit mehr Informationen über das Meeting, insbesondere über das Thema und den Ablauf ist ein Muss. Dort sollten auch die Angaben über den Ort und die Zeit enthalten sein. Der Organisator sollte den eingeladenen Gästen eine Deadline für die Bestätigung geben. Wenn der Termin nicht allen passt, müsste der Organisator einen neuen Termin finden. Gleichzetig muss man überprüfen, ob der Ort, besonderes wenn das Meeting nicht im Haus organisiert wird, für einen neuen Termin verfügbar wäre. Nur wenn die Teilenehmer bestätigt haben und der Ort reserviert ist, kann man die nächsten Schritte einleiten. Wenn die Teilnhmerliste bereits korrigiert ist, kann man eine Teilnehmerliste zum Unteschreiben vorbereiten. Dies ist auch hilfreich für die Namensschilder für alle Gäste. Namensschilder kann man auf die Tische stellen oder auch für Jacken oder zum Umhängen bekommen. Der Organisator sollte diese Aufgaben sehr gut organisieren und für alle Schitte eine Frist setzen - wer hat etwas auf dem Meeting zu präsentieren, wer bereitet die Materialen vor, wer hat die Instruktionen, wie das Begleitmaterial aussehen muss, wer ist für Audio- und Videotechnik verantwortlich und wer beschäftigt sich mit den Erfrischungen oder dem Catering. Es wäre besser ein paar Tage vor dem Meeting alles noch einmal zu überprüfen und noch eine Erinnerung an das Meeting mit allen Infomationen und dem Programm zu verteilen.